Erster Ziel des Verbesserungsprozesses im Büro: Der Kaffee

Wenn ein Manager vom Schlagwort Kaizen und den damit verbundenen deutlichen Produktivitätssteigerungen erfahren hat, möchte er das unter Umständen auch in seiner Firma ausprobieren. Dabei stellt sich die Frage, wo man am besten mit dem Verbessern beginnen sollte. Da kam mir die Idee, daß in einem Büro der erste Verbesserungsprozeß den Kaffee betreffen könnte.

Dieser Vorschlag dürfte so manchen abstrus erscheinen. Schließlich ist die Kaffeemaschine in einem Büro generell eine Sonderausstattung für die Mitarbeiter und eventuelle Kunden, gehört aber in den seltensten Fällen zum Gemba der Firma. Die wörtliche Übersetzung von Gemba heißt zwar „der Platz, wo die Wahrheit gefunden wird“, im Geschäftsleben bezeichnet man aber damit den Teil der Firma, wo für den Kunden direkt etwas von Wert geschaffen wird (im Gegensatz zu den Stellen, wo durchaus wichtige Arbeit für die Firma geleistet wird, aber nichts, was direkt den Kunden betrifft).

Der Grund für den Vorschlag liegt darin, daß bei Kaizen eine Erhöhung der Produktivität dadurch erzielt wird, daß eine Umgebung geschaffen wird, wo durchschnittliche Mitarbeiter gute Leistungen und gute Mitarbeiter ausgezeichnete Leistungen erzielen können (und schlechte Mitarbeiter keine schlechten Leistungen abliefern können). Dies geschieht dadurch, daß nicht nur die Resultate, sondern auch der Prozeß, der zu den Resultaten führt, untersucht und mit einem wissenschaftlichen Ansatz interpretiert wird. Dabei werden möglichst alle betroffenen Leute beteiligt, also neben den Mitarbeitern auch die „Zulieferer“ und die „Kunden“. Ziel ist, daß der Arbeitsplatz stets produktiver wird und die Mitarbeiter immer weiter die Fähigkeit entwickeln, ihren Arbeitsplatz zu verbessern. Auf ständige Ermahnungen der Mitarbeiter wird dabei gemäß Punkt 10 von W. Edwards Deming´s 14 Punkten nicht gebaut. Dies dürfte einige Leute überraschen, die bisher der Meinung gewesen sind, daß die Leistungen und Probleme einer Firma ausschließlich auf den Charakter der Mitarbeiter zurückzuführen sind. Aus diesem Grund hört sich auch der Ansatz, daß langfristig alle Beteiligten gewinnen sollen, äußerst fremdartig an. Aber zu Kaizen gehört auch, daß die Mitarbeiter davon überzeugt werden, daß der Verbesserungsprozeß etwas gutes für sie bedeutet.

Beim Kaffee im Büro gibt es mehrere Verbesserungsmöglichkeiten. Der Geschmack des Kaffees ist ein offensichtliches Merkmal, welches einer Verbesserung unterzogen werden kann. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten. Da wäre zum einen die Zeit, welche man für die Zubereitung des Kaffees aufwendet. Effizienzjäger sehen hier einen Ansatz, da in Ihren Augen hier Zeit verschwendet wird. Die Verschwendung ist bei Kaizen auch ein wichtiges Thema, aber im herkömmlichen Fall erwächst aus dem Ansatz daraus eine Suboptimierung (in diesem Zusammenhang sollte man erwähnen, daß ein suboptimales Ergebnis normalerweise als Synonym für ein schlechtes Ergebnis eingestuft wird, aber streng genommen bedeutet ein suboptimales Ergebnis ein Ergebnis eines Optimierungsversuches, welches das Optimum nicht erreicht). Eine weitere Betrachtungsmöglichkeit sind die Bestände an Kaffee: Wieviel Kaffee sollte man vorrätig haben, damit man jederzeit Kaffee zur Verfügung hat, aber nicht unnötig Lagerraum verschwendet? Bei Kaizen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Ansatzpunkte zur Verbesserung zu ermitteln und geeignete Methoden zu entwickeln.

Wie gesagt gehört zu Kaizen neben der Qualitätssteigerung auch die Verbreitung der dazugehörigen Methoden und des damit verbundenen Nutzens. Aus diesem Grund wird in einem Beitrag des Blogs „Gemba Panta Rei“ empfohlen, daß ein Kaizen-Team, welches einen bestimmten Prozeß verbessern soll, zu einem Drittel aus Mitarbeitern des Prozesses selbst, zu einem Drittel aus „Kunden“ bzw. „Zulieferern“ und zu einem Dritteln aus Leuten bestehen soll, die nichts mit dem Prozeß zu tun haben. Neben der Möglichkeit, daß diese externen Mitglieder neue Sichtweisen in den Verbesserungsprozeß einbringen können, wird auf diese Weise das Kaizen-Prinzip weiter verbreitet. Beim Kaffee dürfte diese Aufteilung schwierig sein, dafür aber können die Methoden und der Nutzen von Kaizen theoretisch über mehrere Abteilungen verbreitet werden.

Wer einwendet, daß die Verbesserung des Kaffees sich, wenn überhaupt, nur unwesentlich auf die Bilanz des Unternehmens auswirkt und man sich lieber anderen Probleme mit größeren Gewinnmöglichkeiten zuwenden sollte, der hat im ersten Punkt zweifellos recht. Wo Kaizen praktiziert wird, sind die Ergebnisse auch keineswegs egal. Allerdings ist man sich dort auch bewußt, daß viele kleine Verbesserungen ebenfalls ein Unternehmen weiter bringen und daß diese Verbesserungen genauso Unterstützung verdienen wie solche der spektakulären Sorte. Masaaki Imai berichtete in seinem Beststeller über Kaizen von den Kellnerinnen der Werkskantine einer Matsuhita-Fabrik, welche die Goldmedaille des Jahres verliehen bekamen. Ihr Verdienst: Sie untersuchten den mittäglichen Teeverbrauch an den Mittagstischen und konnten durch eine auf die einzelnen Tische abgestimmte Teeausgabe den Verbrauch um die Hälfte reduzieren (man beachte die Parallele zum Kaffee).

Schließlich ist ein wichtiges Problem bei Verbesserungsprozessen, daß die Mitarbeiter ungern ihre Arbeit umstellen möchten. Wenn zu Beginn einer allgemeinen Verbesserung am Kaffee demonstriert wird, daß die Maßnahmen einen Nutzen für alle Beteiligten bringen, da nicht nur die Resultate besser werden, sondern durch die verbesserte Produktivität und dem damit verbundenen Wissen auch der Arbeitsplatz einfacher wird, erfahren die Mitarbeiter den Nutzen von Kaizen. Wenn sie dann noch zusätzlich erfahren, daß dabei nicht in ihre Arbeit eingegriffen wird, sondern sie beim Verbesserungsprozeß aktiv mitwirken können und dies von der Firmenleitung unterstützt wird, dann dürfte die Bereitschaft, Kaizen zu betreiben, deutlich ansteigen.

  • Coffee Review: Webseite mit zahlreichen Besprechungen von Kaffeesorten und anderen nützlichen Informationen über das beliebte Heißgetränk.
  • Coffee Cup Kanban: Bericht über die Anwendung des Kanban-Systems bei der Bestellung eines Bechers Kaffee in einer Kaffeebar.
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